BetterCo Mandanten Onboarding-Prozess für Steuerberater (DATEV-Kontext)

1. Ziel und Geltungsbereich

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Der Onboarding-Prozess beschreibt die End-to-End-Abläufe zur Aufnahme eines neuen Mandanten auf der BetterCo-Plattform.
Er ist auf Steuerberatungskanzleien ausgerichtet, die DATEV als zentrales System für Mandantenverwaltung und Buchhaltung einsetzen.

Der Prozess besteht aus zwei Hauptphasen:

1. Interessenten-Erfassung (optional)
2. Mandanten-Onboarding (obligatorisch)

Die Phase der Interessenten-Erfassung wird dabei in 5 unterschiedliche Teilprozesse gegliedert.

1. Erstanfrage  zur Erfassung von Basis-Stammdaten, Profil und Zielen des Interessenten
2. Unabhängigkeitsprüfung zur Prüfung der Unabhängigkeit möglicher Stb-Mandate gegen eine Liste aus WP-Mandanten
3. Erstgespräch zur Aufnahme von weiteren Daten im Rahmen eines Gesprächs und initiale Bewertung des Interessenten
4. Angebotserstellung auf Basis der StbVV oder ggf eigner Leistungspakete sowie Angebotsbestätigung duch den Interessenten
5. Konvertierung des Interessenten in einen Mandanten ggf. mit Datenanreicherung zur automatischen Herleitung der UBOs

Die Mandanten-Onboarding-Phase wird dabei in 5 unterschiedliche Teilprozesse gegliedert.

1. Anlage des Mandaten in DATEV
2. KYC/ReKyc & Onboarding zur Erfassung von Stammdaten, Dokumenten, rechtlichen Vertretern, wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) und handelnden Personen
3. Risiko-Analyse zur Durchführung von Compliance-Prüfungen (Sanktions-, PEP- und Adverse-Media-Listen), Dokumentation und Risikoklassifizierung
4. Identifikation und Signatur zur Identifikation der Handelnden Person und Unterschrift relevanter Verträge
5. Monitoring zur Überwachung von Veränderungen im Registern und auf Compliance Listen sowie der Gültigkeit von Ausweis-Dokumenten

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2. Workflows

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Die mit den Phasen verbundenen Tätigkeiten werden in BetterCo über Workflows (Prozesse) abgebildet. Workflows können extern oder intern sein

• Externe Workflows (z.B. Erstanfrage, Stammdatenerfassung, VideoIdent, ..) können mit Mandaten geteilt werden (um Daten  zu bestätigen bzw einzugeben)
• Interne Workflows (z.B. Unabhängigkeitsprüfung, Risiko Analyse, Face-2-Face Dokumentation) sind ausschließlich intern sichtbar und werden durch Mitarbeiter der Kanzlei ausgeführt. Sie können nicht mit Mandaten geteilt werden

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Die folgende Tabelle beschreibt die wesentlichen Workflows, die in den verschiedenen Phasen zur Verfügung stehen

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3. Phase Interessenten-Erfassung

3.1 Übersicht

Die Phase der Interessenten-Erfassung dient der Erfassung, Qualifizierung und Umwandlung eines Interessenten in einen Mandanten und ist in 5 unterschiedliche Teilprozesse gegliedert.

1. Erstanfrage  zur Erfassung von Basis-Stammdaten, Profil und Zielen des Interessenten
2. Unabhängigkeitsprüfung zur Prüfung der Unabhängigkeit möglicher Stb-Mandate gegen eine Liste aus WP-Mandanten
3. Erstgespräch zur Aufnahme von weiteren Daten im Rahmen eines Gesprächs und initiale Bewertung des Interessenten
4. Angebotserstellung auf Basis der StbVV oder ggf eigner Leistungspakete sowie Angebotsbestätigung duch den Interessenten
5. Konvertierung des Interessenten in einen Mandanten ggf. mit Datenanreicherung zur automatischen Herleitung der UBOs

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3.2 Einstiegspunkte:

• Der Interessent füllt den Workflow Erstanfrage auf der Website aus.
  
  
• Alternativ erhält der Interessent nach einem Telefonat einen Link zum gleichen Workflow von der Kanzlei.
  
  

3.3 Ablauf:

Der Administrator kann konfigurieren, welche Workflows bei der Anlage eines Interessenten automatisch in der Akte angelegt werden (z. B. Erstanfrage, Erstgespräch).

1. Erstanfrage wird durch den Interessenten eingereicht.
   
   
2. Verpflichtend: Unabhängigkeitsprüfung (noch nicht verfügbar)
   
   • Prüft Mandatsunabhängigkeit von Stb-Mandanten geben WP-Mandate.
   • Bei negativem Ergebnis: Prozessabbruch.
     
     
3. Optional: Erstgespräch mit folgenden Möglichkeite
   
   
   • Mit Mandant: Erfassung weiterer Informationen mit Mandanten
   • Intern: Bewertung des Mandats nach Potential und Risiko (Annahme oder Ablehnung)
   • Intern: Angebotserstellung und Freigabe des Angebots durch den Interessent.
     
     
4. Angegotserstellung
   
   
   • Auswahl der Leistungspakete
   • Kalkulation des Angebots über Anpassung der Services in den ausgewählten Paketen
   • Teilen des Angebots mit dem Mandanten
   • Mandant: stimmt Angebot zu
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5. Verpflichtend: Konvertierung des Interessenten in Mandant
   
   
   • Direkt über Kunden-Menu
   • über Workflow Erstgespräch
     
     

3.4 Systemverhalten:

• Bei der Konvertierung eines Interessenten in einen Mandanten wird immer ein neuer Mandant angelegt (eine Verknüpfung mit einem bereits existierenden Mandanten ist derzeit nicht möglich)

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4. Mandanten-Onboarding-Phase

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4.1 Übersicht

Diese Phase beginnt, sobald ein Mandant in BetterCo angelegt wurde – entweder durch Konvertierung eines Interessenten, direkte Anlage eines Mandanten oder Import eines Mandanten aus DATEV.

Der Administrator kann definieren, welche Workflows bei der Anlage eines Mandanten automatisch in der Akte angelegt werden.

Die Mandanten-Onboarding-Phase wird dabei in 5 unterschiedliche Teilprozesse gegliedert.

1. Anlage des Mandaten in DATEV
2. KYC/ReKyc & Onboarding zur Erfassung von Stammdaten, Dokumenten, rechtlichen Vertretern, wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) und handelnden Personen
3. Risiko-Analyse zur Durchführung von Compliance-Prüfungen (Sanktions-, PEP- und Adverse-Media-Listen), Dokumentation und Risikoklassifizierung
4. Identifikation und Signatur zur Identifikation der Handelnden Person und Unterschrift relevanter Verträge
5. Monitoring zur Überwachung von Veränderungen im Registern und auf Compliance Listen sowie der Gültigkeit von Ausweis-Dokumenten

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4.2 Einstiegspunkte

• Konvertierung des Interessenten in Mandant
• Direkte Anlage einen Mandanten.
• DATEV-Import
  
  

4.3 Ablauf

Der Administrator kann konfigurieren, welche Standard-Workflows nach der Konvertierung automatisch in der Akte angelegt werden (z. B. Basis Onboarding, Steuer KYC & Onboarding, Risiko, Vor-Ort Identifikation, .. ).

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1. Neuanlage / Aktualisierung von Mandanten in DATEV -  Unterschieden werden 3 verschiedene Situationen, die über den BetterCo DATEV Connector gesteuert werden. Beachte: Dieser läuft alle 15 Minuten (so dass ein Übertrag diese Zeit dauen kann)
   
   
   1. Neuanlage der Stammdaten eines Mandanten in DATEV -
      Ein Mandant wurde in BetterCo erstellt und seine Stammdaten sollen an DATEV übergeben werden
      
      • Nutzer wählt für Mandant  “Für Export freigeben” aus (Mandant wird auf “Export blockieren” gesetzt)
      • DATEV Connector überträgt die Stammdaten inklusive Adressaten an DATEV
      • Nach erfolgreichem Übertrag setzt der DATEV Connector Mandant wieder auf “Für Export freigeben” 
   2. Aktualisierung der Stammdaten eines Mandanten in DATEV -
      Die Stammdaten eines Mandanten wurde in BetterCo aktualisiert und die aktualisierten Stammdaten sollen an DATEV übergeben werden
      
      • Nutzer wählt für Mandant  “Für Export freigeben” aus (Mandant wird auf “Export blockieren” gesetzt)
      • DATEV Connector überträgt die aktualisierten Stammdaten inklusive Adressaten an DATEV
      • Nach erfolgreichem Übertrag setzt der DATEV Connector Mandant wieder auf “Für Export freigeben”
   3. Übergabe von Dokumenten aus BetterCo Workflows an DATEV
      Mit jedem BetterCo Workflow werden Dokumente erzeugt. Sobald ein Workflow abgeschlossen ist, werden die mit dem Workflow erzeugten Dokumente automatisch an das DATEV DMS in die vorhergesehene Ablage überspielt.
      
      • Nutzer schließt einen Workflow ab bzw. Workflow wird durch das BetterCo automatisch geschlossen
      • DATEV Connector überträgt die mit dem Workflow erzeugten Dokumente automatisch an das DATEV DMS (Hinweis: es ist nicht notwendig, den Mandant “für Export freizugeben”)

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Wir empfehlen die Durchführung dieses Workflows, um den initialen Stammdatensatz sowie Dokumente wie Registerauszug und Gesellschafterliste für juristische Personen oder Ausweisdaten an DATEV zu übertragen.

Workflow

Beschreibung

Zweck

Arbeitsschritte

Onboarding - Basis Stammdaten

Erfasst minimale Stammdaten

Schnelles Anlegen in DATEV erfordert, während KYC & Onboarding parallel ausgeführt wird

Workflow ausführen

Workflow abschliessen

Mandant auf Freigabe für Export stellen

Weiteren KYC & Onboarding Workflow aufsetzen

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2. Onboarding & KYC -
   
   
   
   1. Zu entscheiden ist, welche Art zur Erfassung der Stammdaten gewählt wird. Die folgende Tabelle zeigt die Alternativen auf

Workflow

Beschreibung

Zweck

Arbeitsschritte

Steuer KYC & Onboarding

Erfasst steuerliche (inkl. Steuernr. und Bankdaten) & gesetzlich erforderliche KYC Stammdaten und Dokumente

Onboarding und KYC eines Steuer-Mandats

KYC & Onboarding Workflow ausführen

Legal KYC & Onboarding

Erfasst gesetzlich erforderliche KYC Stammdaten und Dokumente

Onboarding und KYC eines Rechtsanwalts-Mandats

KYC & Onboarding Workflow ausführen

2. Welche weiteren Onboarding-Workflows sollen mit dem Mandant geteilt werden
   
   • Sepa Mandat Kanzlei
   • Sepa Mandat Finanzamt
   • Finanzamt Vollmacht
     
     
3. Wie sollen die zu teilenden Workflows mit dem Mandant geteilt werden?
   
   • Jeder Workflow wird separat geteilt?
   • Alle zu teilenden Workflow werden über eine Digitale Arbeitsmappe geteilt?
     
     Nutze dazu die folgenden Informationen:
     
     1. E-Mail Vorlagen für das Teilen von Links
     2. Video, das zeigt, wie man Links aus Outlook versendet und
     3. Video, wie man eine Digitale Arbeitsmappe mit mehreren Workflows teilen kann und

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3. Risiko-Analyse zur Durchführung von Compliance-Prüfungen (Sanktions-, PEP- und Adverse-Media-Listen), Dokumentation und Risikoklassifizierung.
   
   
   
   1. Die Risiko-Analyse übernimmt die folgenden Aktivitäten
      
      • Auswahl des GwG-Kontext (welche regulierter Branche und welches Kataloggeschäft betroffen)  - welcher Anlass besteht für einen KYC (z.B. Neuanlage Mandant, Periodische Abgleich))
      • Prüfen relevanter Mandatskontakte gegen Sanktions-, PEP- und Adverse Media Listen
      • Bewertung des Risikos über Beantwortung von Fragen
      • Klassifizieren des Risikos und der damit verbundenen Schritte

Mindestvoraussetzung für Start der Risiko-Analyse: Wirtschaftlich Berechtigte, gesetzliche Vertreter und handelnde Personen müssen bekannt sein

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4. Identifikation und Signatur zur Identifikation der Handelnden Person und Unterschrift relevanter Verträge
   
   
   
   1. Zu entscheiden ist, welche Art zur Erfassung der Stammdaten gewählt wird. Die folgende Tabelle zeigt die Alternativen auf

Workflow

Beschreibung

Zweck

Arbeitsschritte

Vor-Ort-Identifikation (persönlich - Face-2-Face)

Persönliche Identitätsprüfung in Kanzlei.

Face-to-Face-Überprüfung und Dokumentation der Identität der handelnden Person.

KYC & Onboarding Workflow ausführen

Video-Identifikation Verifeye

Online-Identitätsprüfung über Drittanbieter

Digitale Identifikation der handelnden Person per VideoIdent-Verfahren des Anbieters-Verifeye (Konto muss durch BetterCo einmalig freigeschaltet werden)

KYC & Onboarding Workflow ausführen

2. Sollen Verträge mit dem Mandant elektronisch unterzeichnet werden? Es bestehen 2 Möglichkeiten
   
   • Einfache elektronische Unterschrift eines hochgeladenen Vertrags per Docusign
   • Konfiguration von Vertrags-Templates mit Platzhaltern und elektronsiches Unterzeichen
     
     

5. Monitoring zur Überwachung von Veränderungen im Registern und auf Compliance Listen sowie der Gültigkeit von Ausweis-Dokumenten
   
   
   
   1. Überwachen von Unternehmen wird derzeit zentral überwacht
   2. Überwachung von Compliance Listen wird über den Risk Flow oder das Menu Mandanten -> Compliance Screening
   3. Überwachen von Ausweis-Dokumenten ist automatisch über das Ablaufdatum gesteuert

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