Der Weg eines Klienten, von der Anfrage bis zur Unterschrift
7 Schritte, jeder als aufgenommene Tour.
- 1 Notariat einrichten
- 2 Anfrage und Unterlagen
- 3 Vorgang prüfen
- 4 KYC und Identifizierung
- 5 Nachfassen
- 6 Risiko bewerten
- 7 Vertrag und Unterschrift
Im Konfigurator richtet das Notariat sein Klienten-Portal selbst ein.
- Im Konfigurator richtet das Notariat sein Klienten-Portal selbst ein.
- Farben, Schrift und Form an das Notariat anpassen.
- Die Vorschau zeigt jede Änderung sofort.
- Auch in der mobilen Ansicht.
- Den Ablauf für Klienten Schritt für Schritt einrichten.
- Welche Kontaktdaten das Portal abfragt, mit CAPTCHA gegen Automaten.
- Das Portal als Link oder per iFrame in der Website des Notariats.
Notariat einrichten
Sie legen im Konfigurator Portal, Logo und Leistungen fest. Das Portal wird auf Ihrer Website verlinkt oder eingebettet.
Neue Anfragen kommen strukturiert an, nicht per E-Mail.
Klienten wählen ihr Anliegen selbst – im Portal auf der Website des Notariats.
- Klienten wählen ihr Anliegen selbst – im Portal auf der Website des Notariats.
- Anliegen gewählt.
- Ein Wunsch-Ansprechpartner ist optional.
- Dann der Kontakt.
- Ein Blick ins Register läuft dabei gleich mit.
- Die Anfrage landet als Interessent mit Akte im Notariat.
Der Klient lädt hoch, was er zum Vorgang hat, und stimmt der Auswertung zu.
- Der Klient lädt hoch, was er zum Vorgang hat, und stimmt der Auswertung zu.
- Beide Dokumente sind erkannt, das Formular ist vorausgefüllt.
- Jeder vorausgefüllte Wert zeigt seine Quelle.
- Der Klient bestätigt jeden Wert oder ändert ihn.
- Widerspricht ein Dokument der bisherigen Angabe, entscheidet der Klient.
Alle vorausgefüllten Werte sind bestätigt.
- Alle vorausgefüllten Werte sind bestätigt.
- Wie das Notariat antworten soll.
- Eingereicht: der Vorgang liegt vollständig beim Notariat.
Anfrage und Unterlagen
Der Klient wählt sein Anliegen im Portal und lädt Unterlagen hoch. Die KI füllt das Formular aus den Dokumenten vor; jeder Wert zeigt seine Quelle, der Klient bestätigt ihn.
Bis zu 80 % der Datenpunkte sind aus Quellen vorausgefüllt.
Die letzte Seite: der Klient reicht seine Angaben ein.
- Die letzte Seite: der Klient reicht seine Angaben ein.
- Als Ergebnis bekommt er eine einfache Zusammenfassung: sein Anliegen, wie wir es verstanden haben.
- Und welche Unterlagen dem Notariat vorliegen.
Das Notariat sieht dieselbe Akte als KI-Zusammenfassung.
- Das Notariat sieht dieselbe Akte als KI-Zusammenfassung.
- Eckdaten, Beteiligte und was die Unterlagen sagen.
- Am Ende die Annahmeprüfung mit Vorschlag.
- Das Notariat nimmt den Vorgang direkt in der Zusammenfassung an.
Vorgang prüfen
Nach dem Einreichen bekommt der Klient eine Zusammenfassung seines Anliegens. Sie lesen dieselbe Zusammenfassung und entscheiden über die Annahme; die Entscheidung wird mit dem Beurkundungsvorgang gespeichert.
Die Annahmeentscheidung ist dokumentiert.
Beispiel in der Tour: Immobilienkauf
Ein neuer Kunde: die Firma im Register suchen.
- Ein neuer Kunde: die Firma im Register suchen.
- Der Kunde ist angelegt, die Registerdaten sind geladen.
- Stammdaten aus dem Register, gesperrt gegen Änderungen.
- Die handelnde Person aus den Vertretern wählen.
- Die Beteiligungskette ist aufgelöst, der wirtschaftlich Berechtigte ermittelt.
- Das Notariat prüft den Ausweis selbst oder fordert ihn beim Klienten an.
Die Beteiligungskette des Klienten auf einen Blick.
- Die Beteiligungskette des Klienten auf einen Blick.
- Gesellschafter, Zwischengesellschaften und natürliche Personen.
- Der Pfad zu den wirtschaftlich Berechtigten ist markiert.
- Je Knoten: welche Registerdokumente vorliegen.
- Die ganze Struktur in einer Ansicht.
Die Herleitung zeigt die Kette bis zu den natürlichen Personen.
- Die Herleitung zeigt die Kette bis zu den natürlichen Personen.
- Wer wirtschaftlich berechtigt ist und warum.
- Jede Angabe mit ihrem Beleg, Widersprüche sind markiert.
Land wählen: Weg, Preisband und Lieferzeit auf einen Blick.
- Land wählen: Weg, Preisband und Lieferzeit auf einen Blick.
- Die Firma im Register suchen und kostenlos prüfen.
- Abgleich: dieselbe Firma, Nummer und Name stimmen.
- Vor dem Kauf: was bestellt wird und wohin es geht.
KYC und Identifizierung
Stammdaten kommen aus dem Register und sind gegen Änderungen gesperrt. Die Beteiligungskette wird bis zum wirtschaftlich Berechtigten aufgelöst, jede Angabe mit ihrem Beleg. Den Ausweis prüfen Sie selbst oder fordern ihn beim Klienten an.
KYC in Minuten statt Stunden.
Der Klient sieht, was erledigt ist und was noch fehlt.
- Der Klient sieht, was erledigt ist und was noch fehlt.
- Jeder Schritt erklärt, was gebraucht wird und warum.
- Antworten auf die häufigen Fragen.
- Bei Fragen: schreiben oder Rückruf vereinbaren.
- Von hier geht es direkt weiter im Fragebogen.
Nachfassen
Fehlt noch etwas, sieht der Klient auf seiner persönlichen Hilfeseite, was erledigt ist, was fehlt und warum es gebraucht wird.
Bis zu 60 % weniger Rückfragen.
Die Risikoeinschätzung entsteht automatisch aus den Angaben der Akte.
- Die Risikoeinschätzung entsteht automatisch aus den Angaben der Akte.
- Automatisch bewertet, von Hand anpassbar.
- Jeder Risikofaktor ist einzeln nachvollziehbar.
- Daraus folgen die Sorgfaltspflichten nach GwG.
Das Gesamtrisiko ergibt sich aus den Teilrisiken.
- Das Gesamtrisiko ergibt sich aus den Teilrisiken.
- Screening, Länder und Kriterien je Faktor.
- Woher die Länderbewertung kommt.
Risiko bewerten
Die Risikobewertung je Vorgang greift auf die Angaben aus Anfrage und KYC zurück. Jeder Faktor wird bewertet und begründet.
Die Bewertung ist mit ihrer Begründung dokumentiert.
Ein Vertragspaket aus den Vorlagen des Notariats, die Felder füllen sich aus den Daten des Klienten.
- Ein Vertragspaket aus den Vorlagen des Notariats, die Felder füllen sich aus den Daten des Klienten.
- Jedes Dokument des Pakets in einer Ansicht.
- Weitere Vorlagen kommen mit einem Klick dazu.
- Danach geht das Paket direkt zur Unterschrift.
Vertrag und Unterschrift
Das Vertragspaket entsteht aus den Vorlagen des Notariats; die Felder füllen sich aus den Daten des Klienten. Danach geht das Paket zur Unterschrift per DocuSign.
Kein Abtippen von Stammdaten in Verträge.